INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vážení uživatelé,

jednou z našich priorit je ochrana Vašich osobních údajů. V tomto dokumentu najdete všechny potřebné informace ohledně Vašich osobních údajů zpracovávaných společností Školka v mobilu s.r.o., IČO: 09043578,se sídlem Předbořská 459/10, Kobylisy, 182 00 Praha 8,zapsanou v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 329670(dále jen „Provozovatel“) v souvislosti s provozem platformy „Školka v mobilu“ dostupné na https://moje.skolkavmobilu.cz/(dále jen „Platforma“) a jejím užíváním ze strany jednotlivých uživatelů (souhrnně uživatelé Platformy dále jen „Uživatelé“).

Tento dokument obsahuje informace o zpracování osobních údajů:

1. fyzické osoby užívající Platformu v roli rodiče, zákonného zástupce, poručníka nebo jiné osoby pečující o dítě, které navštěvuje Školku užívající Platformu nebo se do takové Školky hlásí(dále jen „Rodič“),
2. fyzické osoby jednající za mateřské školy a jiná podobná zařízení nebo subjekty (dále jen „Školka“), které v rámci své činnosti využívají Platformu.

Uživateli Platformy jsou Školky a Rodiče.

Pro jakékoli otázky týkající se ochrany soukromí a uplatňování Vašich práv využijte tento kontakt:

Kontaktní osoba: Mgr. Václav Hampl

E-mail: [email protected]

1. Za jakým účelem a jaké osobní údaje zpracováváme?

1.1 Uzavření Smlouvy s Uživatelem a její plnění

Platformu Provozovatel umožňuje užít na základě smlouvy uzavřené mezi ním a Uživatelem (jak v případě, Školky, tak v případě Dítěte, souhrnně dále jen „Smlouva“).

Osobní údaje našich Uživatelů a jejich zástupců tak zpracováváme za účelem uzavření a realizace závazků ze Smlouvy. K tomu potřebujeme:

• v případě užití Platformy Rodičem: identifikační údaje Rodiče (jméno, příjmení, datum narození), kontaktní údaje Rodiče (adresa, e-mail, telefon), přihlašovací údaje Rodiče;
• v případě užití Platformy Školkou: identifikační údaje osoby jednající za Školku (jméno, příjmení, datum narození), kontaktní údaje osoby jednající za Školku (adresa, e-mail, telefon), přihlašovací údaje a identifikační údaje osob v rámci Školky, kterým je zřízen uživatelský účet v Platformě.

Pro účely uzavření a plnění Smlouvy dále můžeme zpracovávat informace z komunikace s Vámi a informace o plnění Smlouvy. V případě uzavírání Smlouvy elektronickými prostředky uchováváme data nezbytná k identifikaci smluvní strany (Uživatele), abychom měli k dispozici časové razítko jako důkaz o uzavření Smlouvy a o souhlasu s podmínkami užití Platformy v konkrétním znění.

Pokud je Vám v rámci Platformy zřízen uživatelský účet, pro tento účel nezpracováváme další osobní údaje nad rámec těch výše uvedených.

Zpracování výše uvedených osobních údajů je nezbytné pro uzavření Smlouvy a plnění našich smluvních povinností plynoucích ze Smlouvy s Uživateli. Bez výše uvedených údajů s Uživatelem nemůžeme uzavřít Smlouvu a umožnit Vám užít Platformu.

1.2 Oprávněné zájmy

V odůvodněných případech zpracováváme osobní údaje i za účelem ochrany našich oprávněných zájmů, typicky v případě naší ochrany v rámci právních sporů, řízení před soudem či při kontrolách ze strany orgánů veřejné správy. Zde musíme prokazovat, že jsme jednali v souladu s našimi smluvními povinnostmi nebo právními předpisy.

Za účelem zjišťování, jak je Platforma používána a jejího následného zlepšování sledujeme i chování našich Uživatelů pomocí tzv. logování a trackování (tedy historie přihlašování a využívání jednotlivých funkcí Platformy).

1.3 Právní povinnosti

Často nám zpracování osobního údaje ukládá i zákon, zde zpracováváme osobní údaje typicky při vedení účetnictví a plnění souvisejících daňových povinností, nebo pro plnění povinností uložených zákonem o archivnictví.

1.4 Zasílání informací a novinek o našich službách či výrobcích (obchodních sdělení)

Našim zákazníkům, u kterých jsme získali jejich e-mail a/nebo telefon v souvislosti s uzavřením Smlouvy, nebo osobám, které se přihlásily k odběru novinek prostřednictvím Portálu, a za tímto účelem nám sdělili svůj e-mail, zpracováváme tyto osobní údaje za účelem zasílání informací a novinek o našich službách či produktech. V případě, že nechcete tyto zprávy dostávat, máte možnost se kdykoli zdarma odhlásit. Způsob bude vždy uveden v rámci takového sdělení. V případě, že tyto zprávu vůbec nechcete dostávat, kontaktujte nás na kontaktní e-mailové adrese uvedené výše.

2. Od koho osobní údaje dostáváme a komu je předáváme?

Osobní údaje získáváme primárně od Vás, coby subjektů. Jste povinni nám poskytovat pouze přesné údaje, a pokud se osobní údaje změní, musíte údaje aktualizovat.

Automatizovaně získáváme údaje, které vzniknou aktivitou Uživatelů v rámci Platformy (logování, trackování zmíněné výše).

V rámci Platformy poskytujeme Školkám prostor pro komunikaci a nástroj pro správu jejich interních záležitostí. Osobní údaje Uživatelů, které Uživatelé vyplňují do Platformy pro účely komunikace a organizace záležitostí souvisejících se Školkou zpracováváme jen jako zpracovatel osobních údajů pro správce, kterým je Školka. Jedná se typicky o údaje vyplňované do přihlášek dětí do Školky nebo jinam do Platformy, údaje z komunikace mezi Uživateli a Školkou nebo jiný obsah, pro jehož nahrávání Školka poskytne v rámci svého profilu v Platformě prostor. Tyto osobní údaje zpracováváme pro jednotlivé Školky, podle jejich pokynů a v rozsahu, který určuje Školka. Bližší informace o zpracování těchto osobních údajů poskytují jednotlivé Školky, coby samostatní správci osobních údajů. Údaje o dané Školce jsou dostupné vždy v rámci Platformy.

Ke zpracování Vašich osobních údajů využíváme následující zpracovatele:

• INTERNET CZ, a.s., se sídlem Ktiš 2, 384 03 Ktiš, provozovatel cloudového úložiště a serverů

Osobní údaje nejsou předávány mimo EU, není-li uvedeno jinak.

Osobní údaje mohou být předány orgánům veřejné správy za účelem výkonu jejich zákonných oprávnění.

3. Jak zpracováváme osobní údaje?

Vaše osobní údaje zpracováváme manuálně v souladu s příslušným účelem, kde je nezbytné či vhodné manuální zpracování. Při správě Vašich dat mohou vystupovat naši zaměstnanci či jiné osoby pro nás pracující, a to mimo jiné za účelem odstraňování chyb, nepřesností apod. Tyto osoby však mohou zpracovávat osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu výše uvedeném a jsou vázány povinností zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.

Osobní údaje jsou zpracovávány v elektronické podobě automatizovanými prostředky, a to konkrétně v rámci Platformy, případně automatizovanými prostředky zpracovatelů osobních údajů uvedených výše a pro výše stanovené účely.

Neprovádíme žádné profilování ani automatizované rozhodování.

Osobní údaje zpracováváme vždy v souladu s příslušnými právními předpisy a zajišťujeme jim náležitou péči a ochranu. Staráme se, abyste neutrpěli újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti, a aby nebylo zasahováno do Vašeho soukromého a osobního života.

4. Jak dlouho zpracováváme osobní údaje?

4.1 Smlouva

Vaše osobní údaje uchováváme po dobu trvání Smlouvy.

I poté můžeme zpracovávat osobní údaje na základě následujících důvodů, po dále uvedené doby:

4.2. Oprávněné zájmy

Osobní údaje po ukončení Smlouvy zpracováváme pro ochranu našich oprávněných zájmů, tj. obrana před případnými nároky Uživatelů, a to i před soudem (např. po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt, které mohou být v České republice trvat až po dobu 15 let od vzniku relevantní události). V této souvislosti zpracováváme Vaše identifikační údaje (jméno a příjmení) a kontaktní údaje (e-mail, telefon), údaje o užívání Platformy a o plnění Smlouvy (její obsah, informace o jejím plnění). Typicky je tato doba 5 let od ukončení Smlouvy.

Informace o logování a trackování v rámci Platformy zpracováváme pro ochranu našich oprávněných zájmů (analýza a zlepšování Platformy a našich služeb) po dobu 30ti dnů.

4.3. Právní povinnosti

Osobní údaje zpracované z titulu našich zákonných povinností zpracováváme ve lhůtách stanovenými těmito zákony.

Osobní údaje, které vyžaduje právní předpis (typicky fakturační údaje a informace o poskytovaném plnění), musíme zpracovat pro účely účetnictví a plnění daňových povinností (event. pro účely archivace). Doba zpracování je 5 let od konce účetního období, v případě dokladů relevantních pro platby DPH je to 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

Potřebné osobní údaje archivujeme v souladu s požadavky zákona o archivnictví.

4.4. Zasílání obchodních sdělení

Obchodní sdělení, jak je uvedeno výše, zasíláme, dokud se neodhlásíte. Odhlásit se můžete kdykoli a zdarma. Způsob bude vždy uveden v rámci takového sdělení, případně je možné využít e-mail uvedený výše.

Osobní údaje nejsou zpracovány na základě souhlasu, a tedy není možné odvolávat souhlas se zpracováním. Vždy však na základě žádosti posoudíme, zda dané údaje již není nutné zpracovávat.

5. Jaká máte práva?

V prvé řadě máte právo nás požádat o přístup k Vašim osobním údajům včetně vyhotovení kopie všech nosičů Vašich osobních údajů a poskytnutí seznamu zpracovávaných osobních údajů.

Vždy Vás budeme informovat o:

a) účelu zpracování osobních údajů,
b) osobních údajích, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně veškerých dostupných informací o jejich zdroji,
c) povaze automatizovaného zpracování včetně profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů,
d) příjemci, případně kategoriích příjemců,
e) plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby,
f) veškerých dostupných informací o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od Vás.

Mezi Vaše další práva patří

a) požádat nás o vysvětlení,
b) požadovat, abychom odstranili vzniklý stav, zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění, omezení zpracování nebo likvidaci osobních údajů (právo být zapomenut),
c) požadovat osobní údaje, které se Vás týkají ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a předat tyto údaje jinému správci, aniž bychom tomu jakkoli bránili,
d) podat dotaz, resp. stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7,
e) vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají.

6. Jak Vaše osobní údaje chráníme

K zabezpečení údajů slouží následující prostředky zabezpečení: Šifrování dat, autorizační údaje, využívání datacenter s minimálním zabezpečením stupně Tier III, interní předpisy k ochraně osobních údajů.